Privacyverklaring

LEADERSHIP COMPANION

House for Leaders B.V.
Versie: september 2026

Deze privacyverklaring heeft specifiek betrekking op het gebruik van de Leadership Companion van House for Leaders B.V. en is een aanvulling op de algemene privacyverklaring van House for Leaders.

Wij vinden het belangrijk dat je weet welke persoonsgegevens we verwerken wanneer je gebruikmaakt van de Leadership Companion, waarom we dat doen en hoe we daarmee omgaan.

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?

House for Leaders B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen de Leadership Companion.

House for Leaders B.V.
Dorpsstraat 6
5314 AE Bruchem
Nederland

KvK-nummer: 78573440
Vestigingsnummer: 000046188223
E-mail: contact@houseforleaders.nl

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Om jouw persoonlijke Leadership Companion te kunnen aanbieden en laten functioneren, kunnen we de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • je naam en contactgegevens;

  • je accountgegevens;

  • je persoonlijke ACT-profiel;

  • informatie die je zelf deelt tijdens gesprekken met de Leadership Companion;

  • je gespreksgeschiedenis binnen jouw persoonlijke omgeving;

  • gegevens over je abonnement en toegang tot de Leadership Companion;

  • technische gegevens die nodig zijn om de omgeving te laten functioneren en beveiligen.

Je bepaalt zelf welke informatie je tijdens gesprekken met de Leadership Companion deelt. House for Leaders voegt aan opgeslagen chatgesprekken geen naam of andere direct identificerende gegevens toe.

Houd er rekening mee dat je zelf persoonsgegevens in een gesprek kunt opnemen, bijvoorbeeld door een naam, persoonlijke situatie of informatie over je gezondheid te delen. Je bent niet verplicht dergelijke informatie te delen. Deel daarom alleen informatie die je voor het gesprek relevant vindt en wees terughoudend met persoonsgegevens van jezelf en anderen.

De informatie die je zelf invoert, wordt verwerkt om het gesprek met de Leadership Companion mogelijk te maken. Jouw gesprekken worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen.

3. Waarvoor gebruiken we jouw persoonsgegevens?

We verwerken jouw persoonsgegevens om:

  • jouw persoonlijke Leadership Companion in te richten;

  • jouw ACT-profiel als persoonlijk vertrekpunt binnen de Leadership Companion te gebruiken;

  • de Leadership Companion aan jou beschikbaar te stellen;

  • jouw persoonlijke omgeving en gesprekken te laten functioneren;

  • jouw account en abonnement te beheren;

  • ondersteuning te kunnen bieden bij technische of gebruiksvragen;

  • de veiligheid en goede werking van de Leadership Companion te waarborgen;

  • te voldoen aan eventuele wettelijke verplichtingen.

Jouw ACT-profiel en de inhoud van jouw gesprekken worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen.

Ook worden jouw persoonlijke gegevens niet toegevoegd aan de inhoudelijke kennisbasis van de Leadership Companion voor andere gebruikers.

4. Op welke grondslag verwerken we jouw gegevens?

Voor het aanbieden en laten functioneren van de Leadership Companion verwerken we persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst met jou. Zonder bijvoorbeeld jouw accountgegevens en ACT-profiel kunnen we jouw persoonlijke Leadership Companion niet inrichten en aanbieden.

Daarnaast kunnen bepaalde persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een gerechtvaardigd belang van House for Leaders, bijvoorbeeld voor de beveiliging en technische werking van de dienst.

Voor gegevens die we op grond van een wettelijke verplichting moeten verwerken of bewaren, baseren we de verwerking op die wettelijke verplichting.

Bijzondere persoonsgegevens

Tijdens gesprekken met de Leadership Companion bepaal je zelf welke informatie je deelt. Daarbij kan het voorkomen dat je bijzondere persoonsgegevens deelt, zoals informatie over je gezondheid.

Je bent niet verplicht om bijzondere persoonsgegevens te delen.

Voor de verwerking van bijzondere persoonsgegevens die je zelf binnen de Leadership Companion deelt, vragen we bij de eerste activatie/toegang tot jouw persoonlijke Leadership Companion om jouw uitdrukkelijke toestemming.

Deze toestemming heeft uitsluitend betrekking op de verwerking van bijzondere persoonsgegevens die je zelf binnen de Leadership Companion deelt en die nodig zijn om jouw gesprek binnen de Leadership Companion te kunnen verwerken.

Je kunt deze toestemming op ieder moment intrekken door contact op te nemen met House for Leaders via contact@houseforleaders.nl.

Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking die vóór het intrekken van de toestemming heeft plaatsgevonden.

5. Hoe werkt jouw persoonlijke AI-omgeving?

De Leadership Companion werkt binnen een afgesloten AI-omgeving.

Voor iedere gebruiker wordt een persoonlijke pagina ingericht. De persoonsgegevens die nodig zijn voor het functioneren van jouw Leadership Companion worden binnen deze persoonlijke omgeving opgeslagen.

De chatfunctie zelf bouwt geen zelfstandig blijvend geheugen over jou op. Wanneer je een vraag stelt, worden de voor het gesprek relevante gegevens vanuit jouw persoonlijke omgeving opnieuw aan de chat beschikbaar gesteld.

Wanneer je een nieuwe chat start, beschikt de chat niet zelfstandig over de geschiedenis van eerdere chats, behalve voor zover relevante informatie vanuit jouw persoonlijke omgeving opnieuw beschikbaar wordt gesteld.

Jouw ACT-profiel en gesprekken worden niet gebruikt om het AI-model te trainen of de kennisbasis voor andere gebruikers aan te passen.

Persoonlijke gegevens van gebruikers worden niet buiten de daarvoor ingerichte persoonlijke omgeving bewaard, behoudens gegevens die House for Leaders op grond van een wettelijke verplichting afzonderlijk moet bewaren.

6. Wie heeft toegang tot jouw gegevens?

Jouw gegevens zijn niet openbaar.

Binnen House for Leaders hebben alleen bevoegde personen toegang tot persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor beheer, ondersteuning, beveiliging of de technische werking van de Leadership Companion.

Voor de technische hosting en opslag van de Leadership Companion maakt House for Leaders gebruik van 9to5 als technische dienstverlener.

House for Leaders verkoopt jouw persoonsgegevens niet en verstrekt jouw persoonsgegevens niet aan derden voor hun eigen commerciële doeleinden.

7. Waar worden jouw gegevens opgeslagen?

Voor het aanbieden en technisch laten functioneren van de Leadership Companion maakt House for Leaders gebruik van technische dienstverleners. Persoonsgegevens kunnen door deze dienstverleners worden opgeslagen en verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor het leveren van de Leadership Companion.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt, zorgt House for Leaders ervoor dat dit gebeurt in overeenstemming met de AVG en dat, waar vereist, passende waarborgen worden toegepast.

8. Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

Jouw persoonsgegevens binnen de Leadership Companion zijn gekoppeld aan jouw persoonlijke omgeving.

Zolang je een actief abonnement hebt, blijft jouw persoonlijke omgeving actief en blijven de gegevens die nodig zijn voor het gebruik van de Leadership Companion beschikbaar. Hieronder vallen onder andere jouw ACT-profiel en gespreksgegevens.

Wanneer jouw abonnement wordt verlengd of aansluitend wordt voortgezet, blijft jouw bestaande persoonlijke omgeving actief en blijven de daarin opgeslagen gegevens beschikbaar.

Wanneer jouw abonnement eindigt, eindigt ook jouw toegang tot de Leadership Companion. Jouw persoonlijke omgeving wordt vervolgens opgeheven en de daarin opgeslagen persoonsgegevens, waaronder jouw ACT-profiel en gespreksgegevens, worden verwijderd. Er wordt niet standaard een persoonlijke omgeving aangehouden nadat het abonnement is geëindigd.

Gegevens die House for Leaders op grond van een wettelijke verplichting langer moet bewaren, zoals bepaalde financiële en administratieve gegevens, vallen hier niet onder. Deze gegevens worden gedurende de daarvoor geldende wettelijke bewaartermijn bewaard.

Technische back-ups worden volgens de huidige technische inrichting tweemaal per dag overschreven. Verwijderde gebruikersgegevens verdwijnen daardoor ook uit de back-upomgeving zodra de betreffende back-up is overschreven.

9. Zelf gegevens verwijderen

Je kunt gegevens binnen jouw persoonlijke omgeving zelf verwijderen. Je kunt daarnaast House for Leaders verzoeken om persoonsgegevens te verwijderen.

Een verzoek kun je sturen naar:
contact@houseforleaders.nl

Sommige gegevens kunnen we niet onmiddellijk verwijderen wanneer we wettelijk verplicht zijn deze gedurende een bepaalde periode te bewaren.

Het verwijderen van gegevens die noodzakelijk zijn voor het functioneren van jouw persoonlijke Leadership Companion kan gevolgen hebben voor de werking van de dienst.

10. Hoe beveiligen we jouw gegevens?

House for Leaders neemt samen met haar technische dienstverleners passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging, openbaarmaking of ander onrechtmatig gebruik.

Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen die deze toegang voor hun werkzaamheden nodig hebben.

11. Jouw privacyrechten

Je hebt op grond van de AVG verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens.

Afhankelijk van de situatie kun je onder andere verzoeken om:

  • inzage in jouw persoonsgegevens;

  • correctie of aanvulling van onjuiste gegevens;

  • verwijdering van persoonsgegevens;

  • beperking van de verwerking;

  • overdracht van jouw persoonsgegevens;

  • bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;

  • intrekking van toestemming wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd.

Je kunt hiervoor contact opnemen via contact@houseforleaders.nl.

House for Leaders behandelt privacyverzoeken binnen de daarvoor geldende wettelijke termijnen.

12. Klacht over de verwerking van jouw persoonsgegevens

Heb je een vraag of klacht over de manier waarop we met jouw persoonsgegevens omgaan? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op via contact@houseforleaders.nl.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Wijzigingen in deze privacyverklaring

De Leadership Companion kan in de toekomst verder worden ontwikkeld. Ook wet- en regelgeving of onze technische inrichting kan veranderen.

House for Leaders kan deze privacyverklaring daarom wijzigen wanneer dat nodig is.

De meest actuele versie van de privacyverklaring is beschikbaar via de website van House for Leaders.

Bij wezenlijke wijzigingen die gevolgen hebben voor de manier waarop persoonsgegevens van bestaande gebruikers worden verwerkt, informeren we gebruikers daarover waar dat wettelijk vereist of redelijkerwijs noodzakelijk is.

14. Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van jouw persoonsgegevens binnen de Leadership Companion?

Neem dan contact op met:

House for Leaders B.V.
Dorpsstraat 6
5314 AE Bruchem
Nederland

E-mail: contact@houseforleaders.nl